Những Tiêu Chí Đánh Giá Dịch Vụ Tính Lương Nhà Quản Lý Cần Biết

Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tính lương là nhiệm vụ then chốt của người quản lý nhân sự. Bên cạnh cung cấp quy trình tự động hóa hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đối tác đáng tin cậy còn đảm bảo tính chính xác trong quy trình tính toán lương, thưởng, phụ cấp và thuế, từ đó bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro về pháp lý và tài chính. Với các công ty nhỏ và vừa có nguồn lực hạn chế, lựa chọn sai lầm có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng và khó lường. Bài viết sau đưa ra các tiêu chí quan trọng khi lựa chọn dịch vụ tính lương, giúp nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Những tiêu chí đánh giá quan trọng khi chọn nhà cung cấp dịch vụ tính lương

Khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tính lương, ban quản lý nhân sự cần đánh giá những yếu tố then chốt như minh bạch về chi phí, dễ sử dụng, tuân thủ quy định, khả năng tùy biến và bảo mật dữ liệu. Đơn vị cung cấp dịch vụ tính lương bên thứ ba lý tưởng sẽ cung cấp mức giá hợp lý, giao diện trực quan, giải pháp có thể mở rộng, và bảo vệ dữ liệu chặt chẽ.

• Kiểm soát chi phí và minh bạch: Quản lý chi phí và khả năng nhìn thấy rõ các khoản phí là vô cùng quan trọng. Nhà cung cấp uy tín sẽ công khai về mọi khoản phí bao gồm mức tối thiểu trong hợp đồng, phí trên mỗi nhân viên, chi phí triển khai, hỗ trợ và nâng cấp tính năng. Mô hình định giá minh bạch giúp tránh bất ngờ về hóa đơn, dù là tính theo lần chạy, giao dịch hay số lượng nhân viên, phù hợp với nhu cầu xử lý lương của doanh nghiệp.
• Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: Thiết kế trực quan đơn giản hóa việc triển khai hệ thống mới cho đội ngũ kế toán lương, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu như thêm nhân viên mới, cập nhật lương và trạng thái, phát hành phiếu lương. Ngay cả người xử lý lương lần đầu cũng có thể thực hiện các tác vụ cơ bản sau một thời gian ngắn làm quen với hệ thống.
• Tuân thủ pháp luật về thuế và tiền lương: Nhà cung cấp hàng đầu luôn theo sát các quy định pháp lý và tiên phong trong việc tuân thủ, bao gồm cả các công thức tính thuế thu nhập, quy tắc bảo hiểm, hạn nộp hồ sơ. Việc tuân thủ nghiêm ngặt sẽ giảm thiểu rủi ro pháp lý và bảo vệ doanh nghiệp.
• Gói tính lương tùy chỉnh linh hoạt: Do sự phát triển của công ty ảnh hưởng đến nhu cầu tính lương, hệ thống cần dễ dàng điều chỉnh các thay đổi về nhân sự, chế độ lương, bộ phận. Nhà cung cấp nên linh hoạt trong việc nâng cấp hoặc hạ cấp các gói phần mềm một cách hiệu quả về chi phí.
• Bảo mật dữ liệu ưu tiên hàng đầu: Không thể không nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu lương nhân sự. Trước khi hợp tác, người quản lý cần kiểm tra kỹ các biện pháp mã hóa và kiểm soát truy cập của đối tác để đảm bảo an toàn thông tin cho nhân viên.

Khả năng sử dụng và tiếp cận dịch vụ tính lương

Bên cạnh việc cung cấp các tính năng cốt lõi để tính lương chính xác, nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu còn chú trọng tối đa hóa trải nghiệm người dùng thông qua giao diện thân thiện. Những yếu tố ảnh hưởng đến khả năng tiếp cận và sử dụng bao gồm:

• Đơn giản hóa quy trình – Các giải pháp hàng đầu có giao diện thân thiện, quy trình xử lý lương đơn giản, giúp người dùng dễ dàng thêm/sửa/xóa nhân viên, thay đổi trạng thái, phát hành phiếu lương.
• Truy cập linh hoạt – Nền tảng đám mây có thể truy cập từ mọi thiết bị giúp quản trị viên quản lý bảng lương mọi lúc mọi nơi. Một số nhà cung cấp còn cung cấp phần mềm di động thuận tiện cho người quản lý.
• Nhân viên tự phục vụ – Employee Self-Service (ESS) – Cho phép nhân viên tự cập nhật thông tin cá nhân, xem bảng lương, phiếu thuế, phiếu lương, chứng từ thuế và lịch sử thanh toán, … giúp tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự. Cổng thông tin dành riêng giúp nhân viên chủ động hơn. 

Tích hợp các chức năng và dịch vụ tính lương khác

Trong khi phần mềm tính lương độc lập đáp ứng nhu cầu cơ bản, các hệ thống tích hợp tạo ra hiệu quả cao hơn thông qua việc tập trung hóa dữ liệu trên cùng một nền tảng nhân sự. Các ứng dụng chính được đánh giá cao khi có khả năng tích hợp bao gồm:

• Chấm công – Tự động ghi lại thời gian làm việc của nhân viên thông qua hệ thống chấm công tự động giúp hợp lý hóa quy trình tính lương. Điều này giúp loại bỏ việc tính toán thủ công, nâng cao độ chính xác và đảm bảo tuân thủ luật lao động về giờ làm thêm, giờ nghỉ có lương và các chính sách liên quan khác.
• Tích hợp hệ thống kế toán – Cho phép chuyển giao các khoản chi tiền lương và nợ phải trả vào sổ sách kế toán dễ dàng hơn. Tính năng tự động hóa này hỗ trợ hợp lý hóa việc đối chiếu số liệu, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và cung cấp cái nhìn tổng quan về tài chính doanh nghiệp.
• Tích hợp HRIS – Cho phép chia sẻ dữ liệu đồng bộ giữa hệ thống lương với cơ sở dữ liệu nhân sự bao gồm hồ sơ nhân viên, bảng mô tả công việc, kết quả đánh giá, thư giới thiệu, theo dõi bảo hiểm và các thông tin nhân sự khác. Điều này hỗ trợ tiết kiệm thời gian nhập lại dữ liệu.
• Tích hợp quản lý phúc lợi – Cho phép đăng ký, theo dõi đủ điều kiện, trừ các khoản phí bảo hiểm và báo cáo tuân thủ ACA liên quan đến các chương trình sức khỏe, lương hưu, phúc lợi, … trên cùng một nền tảng. Điều này giúp đơn giản hóa việc quản lý các khoản khấu trừ phúc lợi.

Chuyên môn nhà cung cấp dịch vụ tính lương

Nhà cung cấp dịch vụ lý tưởng cần có uy tín, được đánh giá cao và am hiểu sâu sắc lĩnh vực phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp. Trước khi lựa chọn, giám đốc nhân sự nên cân nhắc kỹ các tiêu chí then chốt:

• Uy tín và độ tin cậy: Nhà cung cấp có thâm niên lâu năm sẽ đem lại sự an tâm về độ chính xác, tính ổn định, đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp và sức khỏe tài chính. Cần xác minh kinh nghiệm phục vụ doanh nghiệp cùng quy mô và lĩnh vực để giảm thiểu rủi ro về khả năng tuân thủ và mở rộng.
• Đánh giá trực tuyến và phản hồi khách hàng: Tham khảo các đánh giá trung thực trên website, lời chứng thực, bài báo và tài liệu tham khảo của khách hàng để nắm rõ hiệu quả thực tế. Đánh giá các khía cạnh như mức độ hài lòng, điểm mạnh/điểm yếu và độ tin cậy dịch vụ ngoài thông điệp tiếp thị tiêu chuẩn.
• Chuyên môn theo từng ngành: Chuyên môn sâu theo từng phân khúc nhân sự và ngành nghề giúp giảm thiểu sai sót về chính sách lương phù hợp với các quy định riêng của từng lĩnh vực. Năng lực toàn cầu cũng đơn giản hóa việc mở rộng ra thị trường quốc tế mà không gặp những thách thức về tính lương.

Tuân thủ chuẩn mực: Áp dụng các mẫu được thiết lập sẵn phù hợp với chính sách thuế, phân loại lao động, công đoàn, … giúp giảm thiểu nguy cơ sai sót về quy định.

Chi phí và các điều khoản hợp đồng

Việc phân tích cấu trúc chi phí và các điều khoản hợp đồng sẽ bảo vệ lợi ích khi thiết lập quan hệ đối tác về dịch vụ lương bổng cho cả giải pháp ngắn hạn và dài hạn. Các khía cạnh then chốt cần xem xét bao gồm:

• Tổng chi phí và các khoản phí ẩn: Xem xét kỹ từng khoản phí – cách thức triển khai, di chuyển dữ liệu, phí đăng ký gói cơ bản và bổ sung, hỗ trợ xử lý lương, giấy phép người dùng, thuế áp dụng, … Lập ngân sách một cách thực tế.
• Tần suất thanh toán và lộ trình tính lương: So sánh các khoản trả góp hàng năm và hàng tháng phù hợp với chu kỳ ngân sách và ưu tiên dòng tiền của doanh nghiệp. Dự báo tác động đến tài khoản theo thời gian.
• Các điều khoản hợp đồng: Phân tích kỹ chính sách tự động gia hạn, thời hạn thông báo chấm dứt, phạt vi phạm, quy trình giải quyết tranh chấp, trách nhiệm pháp lý và các điều khoản hạn chế tính linh hoạt.
• Hỗ trợ phương thức chi trả: Xác minh khả năng xử lý các khoản trả trực tiếp, thẻ ghi nợ, hoàn tiền chi phí đi lại và các hình thức thanh toán khác mà nhân viên yêu cầu.

Tính năng mở rộng đáp ứng nhu cầu tương lai

Song song với việc đáp ứng nhu cầu hiện tại, hãy đánh giá khả năng mở rộng để hỗ trợ sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp về:

• Quyền truy cập tự phục vụ cho nhân viên: Đánh giá tính khả dụng và phạm vi quyền truy cập vào thông tin lương, cập nhật dữ liệu, xem trên thiết bị di động và chức năng phê duyệt dành cho người quản lý.
• Đào tạo liên tục: Xem xét cam kết của nhà cung cấp về đào tạo ban đầu và các nguồn học liệu để đáp ứng nhu cầu ngày một tăng theo thời gian.
• Nâng cấp báo cáo và tuân thủ: Xác định hỗ trợ đối chiếu cuối năm, phân tích và báo cáo tính lương có thể tùy chỉnh với các bộ lọc và xuất file tổng hợp.

Quyết định chọn đối tác tính lương đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp đòi hỏi phải đánh giá cẩn trọng trên nhiều phương diện như trải nghiệm khách hàng, tiềm năng phát triển và các yếu tố then chốt khác. Các nhà quản trị nguồn nhân lực cần xem xét đầy đủ các nhân tố quan trọng để đi đến quyết định lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp.

Các tiêu chí đánh giá và kiểm tra chuyên sâu trên đây giúp các nhà quản trị nhân sự đánh giá được độ tin cậy của các nhà cung cấp dịch vụ trên cơ sở những yêu cầu bắt buộc về lương và nhu cầu nhân sự của bất kỳ tổ chức nào. Việc lựa chọn đối tác tính lương phù hợp nhất phụ thuộc khả năng thích ứng linh hoạt với cả các ưu tiên về hiệu quả, chính xác và chi phí cũng như các kế hoạch mở rộng quy mô trong tương lai. Với danh sách tiêu chí đánh giá đầy đủ, việc hợp tác với các đối tác dịch vụ tính lương uy tính như Talentnet sẽ giúp nâng cao năng lực quản trị nhân sự, đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.