6 Tiêu Chí Để Chọn Được Giải Pháp Tính Lương Toàn Diện Phù Hợp

Các nền tảng tính lương toàn diện tự động hóa quy trình từ thu thập dữ liệu chấm công, tính và chi trả lương, khấu trừ thuế đến báo cáo tuân thủ. Thay vì sử dụng nhiều ứng dụng riêng lẻ, doanh nghiệp có thể dùng một giải pháp tích hợp để xử lý đầy đủ các nhu cầu quản trị nhân sự. Điều này giúp nâng cao hiệu quả, chính xác và đảm bảo tuân thủ pháp luật và đưa ra những nhận định quan trọng từ dữ liệu. Do vậy, lựa chọn đối tác tính lương là quyết định quan trọng, góp phần tối ưu hóa năng suất lao động và trách nhiệm tài chính của doanh nghiệp.

Các tiêu chí chính cần xem xét khi đánh giá các giải pháp trả lương

Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tính và chi trả lương phù hợp là vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Khi đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng, cần tập trung vào một số yếu tố then chốt như tính tuân thủ, bảo mật, chi phí, khả năng tích hợp, báo cáo và hỗ trợ. Hiểu được các yếu tố của giải pháp tính lương toàn diện có thể giúp xác định nhà cung cấp nào là phù hợp nhất để đáp ứng nhu cầu tính lương của tổ chức từ đầu đến cuối.

1. Quy trình tính lương và tuân thủ pháp luật

Giải pháp tính lương toàn diện cần thực hiện chính xác các phép tính và đảm bảo tuân thủ đầy đủ luật lao động và quy định về thuế của Việt Nam. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về các quyền lợi như mức lương tối thiểu, tiền làm thêm giờ và thời gian nghỉ lễ để tính chính xác tổng thu nhập và tiền lương thực nhận. Chẳng hạn, mức lương tối thiểu hàng tháng hiện nay tại Việt Nam nằm trong khoảng 3,25 triệu đồng đến 4,68 triệu đồng tùy thuộc vào vùng miền. Nhà cung cấp cần cập nhật những thay đổi mới nhất về quy định mức lương tối thiểu tại các tỉnh thành trên cả nước.

Điều quan trọng là nhà cung cấp dịch vụ tính lương cần có quy trình chặt chẽ để ghi lại các thông tin chi tiết như số giờ làm việc và đăng ký phúc lợi, đồng thời có thể xuất các chứng từ cần thiết như phiếu lương cho mỗi kỳ trả lương. Điều này hỗ trợ công tác kiểm toán và lưu giữ bằng chứng rõ ràng trong trường hợp có tranh chấp về thanh toán phát sinh. Cần xem xét liệu nhà cung cấp có dịch vụ lưu trữ số hoá dữ liệu lương tháng quá khứ để dễ dàng truy xuất khi cần thiết hay không. Cuối cùng, cần bảo đảm có sự giám sát và kiểm soát việc ai được phép thay đổi các khoản chi trả và khấu trừ. Điều này giúp duy trì tính chính xác và minh bạch trong quy trình chi trả lương.

2. Bảo mật thông tin tiền lương

Dữ liệu về lương là cực kỳ nhạy cảm nên yếu tố bảo mật thông tin vô cùng quan trọng khi lựa chọn giải pháp tính và chi trả lương toàn diện. Doanh nghiệp cần kiểm tra những tiêu chuẩn mã hóa nào được áp dụng để truyền tải và lưu trữ các thông tin cá nhân cũng như hồ sơ thu nhập. Các công nghệ hàng đầu như mã hóa 256-bit cung cấp khả năng bảo vệ gần như không thể xâm phạm đối với dữ liệu lương nhạy cảm.

Ngoài ra, cần kiểm tra xem nhà cung cấp có tuân thủ các chứng nhận về bảo mật thông tin hay không. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn được quốc tế công nhận như ISO 27001:2013 chứng tỏ giải pháp đáp ứng được các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt nhất. Hơn thế nữa, việc hiểu rõ các quy trình và lịch trình kiểm tra độc lập đối với các biện pháp kiểm soát an ninh của nhà cung cấp là vô cùng quan trọng. Việc đánh giá hàng năm hoặc giữa năm cho thấy sự cam kết liên tục về đảm bảo an toàn thông tin lương bổng.

3. Cấu trúc tính phí và lợi ích của giải pháp tính lương

Khi đánh giá một giải pháp tính lương, cần xem xét cấu trúc chi phí bao gồm cả phí ban đầu và phí định kỳ. Quá trình triển khai thường liên quan đến chi phí cấu hình dựa trên chính sách lương thưởng và cơ cấu doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần so sánh khoản chi phí này với các khoản phí dài hạn như phí trên mỗi nhân viên hàng tháng hay phí giấy phép nền tảng hàng năm. Một số nhà cung cấp có thể tính thêm phí cho các dịch vụ bổ sung như kê khai thuế hay hỗ trợ khách hàng. Khi ước tính giá trị tổng thể, cần cân nhắc mức chi phí so với khả năng giảm gánh nặng xử lý lương nội bộ thông qua theo dõi, tính toán, báo cáo và tuân thủ theo thời gian. Điều này định lượng được thời gian và công sức giải quyết các rắc rối.

4. Khả năng kết nối của phần mềm tính lương

Phần mềm tính lương lý tưởng cần có khả năng tích hợp với nền tảng nhân sự, công cụ tài chính và các hệ thống kinh doanh hiện hữu của doanh nghiệp. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao hiệu quả thông tin nhân sự và dữ liệu bảng lương giữa các ứng dụng. Cần đảm bảo giải pháp có thể tích hợp tốt với các giải pháp cụ thể mà doanh nghiệp đang sử dụng như phần mềm quản trị nhân lực và ERP. Việc tích hợp mượt mà giúp hạn chế việc

nhập thủ công dữ liệu nhân viên trên nhiều hệ thống. Nó cũng cho phép xuất dữ liệu lương một cách dễ dàng để phục vụ công tác lập kế hoạch tài chính và kế toán. Đối tác cung cấp giải pháp tính lương cần cung cấp công cụ tích hợp, API hoặc các công cụ khác để kích hoạt kết nối giữa các hệ thống cốt lõi này.

5. Chức năng báo cáo và phân tích 

Khả năng truy cập chi tiết thông tin và phân tích lương thông qua các báo cáo tùy chỉnh, bảng điều khiển thời gian thực và trực quan hóa dữ liệu sẽ hỗ trợ đánh giá các giải pháp tính lương toàn diện. Hệ thống cho phép cấu hình các báo cáo được thiết kế riêng biệt dựa trên nhu cầu phân tích số liệu nhân sự của doanh nghiệp, ví dụ tỷ lệ chi trả ngoài giờ, tỷ lệ chi phí lương trên doanh thu, v.v. Bảng điều khiển phản ánh các chỉ số KPI về lương thưởng sẽ cung cấp khả năng trực quan hóa để ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu. Các công cụ như biểu đồ và đồ thị hỗ trợ phân tích dữ liệu lương nhanh chóng. Cần đảm bảo chức năng báo cáo có quy mô phù hợp với khối lượng dữ liệu và nhu cầu phân tích hiện tại cũng như trong tương lai của doanh nghiệp.

6. Khả năng hỗ trợ khách hàng

Ngay cả khi có những tính năng mạnh mẽ về xử lý lương, tuân thủ, bảo mật, chi phí, tích hợp và báo cáo, chất lượng hỗ trợ khách hàng có thể quyết định sự thành công hay thất bại của mối quan hệ đối tác. Cần kiểm tra các kênh hỗ trợ được cung cấp như điện thoại, email, trò chuyện trực tuyến, v.v. Điều quan trọng là phải hiểu rõ các thỏa thuận mức độ dịch vụ về thời gian phản hồi. Cần có kỳ vọng các yêu cầu khẩn cấp sẽ được phản hồi trong vòng vài giờ hoặc trong ngày. Mức độ phản ứng nhanh chóng này sẽ tạo niềm tin rằng nhà cung cấp sẽ tích cực xử lý mọi vấn đề phát sinh với giải pháp tính lương.

Đánh giá nhà cung cấp giải pháp tính lương

Khi tiếp cận các đối tác tiềm năng cung cấp giải pháp tính lương toàn diện, cần chuẩn bị các câu hỏi để đánh giá. Một số câu hỏi then chốt cần đặt ra khi lựa chọn nhà cung cấp gồm:

• Doanh nghiệp cần những tính năng gì từ giải pháp tính và chi trả lương?
• Mức chi phí dịch vụ tính lương là bao nhiêu? Có các khoản phụ phí không?
• Thời hạn hợp đồng với nhà cung cấp là bao lâu?
• Tần suất xử lý và chi trả lương được hỗ trợ như thế nào?
• Khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại thế nào?
• Giải pháp có được tích hợp với phần mềm nhân sự hay không?

Phản hồi tích cực đối với tất cả các vấn đề trên sẽ cho thấy sự phù hợp mạnh mẽ với nhu cầu. Giải pháp lý tưởng cần đem lại khả năng tích hợp trơn tru, báo cáo linh hoạt, hỗ trợ 24/7, cơ chế bảo mật tối tân và minh bạch về chi phí.

Nếu chuyển đổi từ nhà cung cấp hiện tại, cần xác định thời điểm chuyển đổi phù hợp. Việc chuyển đổi từng bước theo từng nhóm nhân viên qua các chu kỳ lương sẽ giảm rủi ro so với chuyển đổi toàn bộ ngay lập tức. Cần kiểm tra dữ liệu lương lịch sử để đảm bảo tính liên tục. Với kế hoạch chi tiết, doanh nghiệp có thể nâng cấp giải pháp tính lương để đáp ứng tốt hơn nhu cầu.

Xử lý lương là quy trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng trong việc theo dõi thời gian, tính lương, thanh toán thuế, báo cáo và phân tích, đồng thời tránh các sai sót dẫn đến bị phạt. Hệ thống tính lương toàn diện kết nối các khâu phụ thuộc vào nhau thông qua tự động hoá và tuân thủ. Việc lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí: khả năng tích hợp, an ninh bảo mật, hỗ trợ nhanh, chi phí rõ ràng và phân tích linh hoạt sẽ thúc đẩy quản lý nhân sự hiệu quả. Đánh giá kỹ các yếu tố này sẽ đảm bảo tính chính xác, khả năng báo cáo và giá trị của giải pháp tính lương – điều vô cùng quan trọng cho các doanh nghiệp trong bất cứ quy mô hay lĩnh vực nào.