Nội quy lao động (NQLĐ) là một trong các yêu cầu bắt buộc bởi Luật lao động, đặc biệt Doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên phải đăng ký với CQLĐ, và hành trình của việc đăng ký NQLĐ đôi khi cũng là một quãng đường dài để có được chấp thuận từ CQLĐ.
Với rất nhiều nguyên nhân nhưng điểm chung nhất vẫn là sự “Không đồng nhất về quan điểm giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước”, “Áp dụng xử phạt/các quy định khác không phù hợp với Luật”, cùng điểm qua những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến điều chỉnh khi nộp bộ nội quy:
1. Giờ làm việc/ giờ nghỉ ngơi/lịch nghỉ hằng năm thiếu rõ ràng
Các doanh nghiệp đa số sẽ thể hiện giờ làm việc theo thực tế đang áp dụng của Công ty, điểm này rất hay bị bắt lỗi khi nội dung không thể hiện cụ thể giờ làm việc hoặc ngày nghỉ tuần.
Có trường hợp do tính chất công việc nên giờ nghỉ trong nội quy ghi “giờ nghỉ giữa giờ của người lao động có thể luân phiên để đảm bảo công việc không bị gián đoạn” quy định như vậy thường bị bác bỏ và yêu cầu điều chỉnh chính xác, khi phê duyệt bên CQLĐ rất chú trọng quy định về điều này.
Ngoài ra, một số bộ nội quy thường hay mắc lỗi về quy định lịch nghỉ hằng năm trong công ty cho nhân viên.
2. Chi tiết của bộ Quy tắc ứng xử chung của công ty đa quốc gia không phù hợp Luật lao động Việt Nam
Nhiều công ty đa quốc gia sẽ có bộ Quy tắc ứng xử chung (COC) cho tất cả các nước có trụ sở và được thường được thể hiện vào NQLĐ, tuy nhiên sẽ có vài quy tắc không phù hợp Luật lao động Việt Nam dẫn đến bị yêu cầu điều chỉnh lại.
3. Nội dung quyết định sa thải cho những hành vi vi phạm quy tắc ứng xử / mất tín nhiệm không cụ thể
Một số hành vi vi phạm, xét về giá trị vật chất/tài chính có thể không cao, nhưng liên quan quy tắc ứng xử / mất tín nhiệm trong công việc có thể bị sa thải. Tuy nhiên, quan điểm của Sở Lao động là không đồng ý cho quyết định sa thải này, vì chưa chứng minh được mức độ có thể sa thải của Luật lao động. Vì vậy, Nhân sự cần thể hiện trong nội quy lao động câu từ cụ thể để đảm bảo người lao động hiểu rằng hành vi nào là không được phép.
4. Doanh nghiệp gộp chung các hình thức kỷ luật
Các hình thức kỷ luật vẫn hay áp dụng Luật lao động 2012 là gộp chung kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng và sa thải cùng 1 hình thức, với Luật lao động 2019 đã được tách riêng tại Điều 124.
5. Nội quy sử dụng dấu “…”
Quan điểm chung về điều này là không rõ ràng khi thể hiện văn bản đặc biệt là xử lý kỷ luật, mặc dù mục đích của doanh nghiệp chỉ là cho các trường hợp không liệt kê đủ hoặc bao gồm chưanghĩ ra.
6. Quan điểm khác nhau về nguyên do dẫn đến thôi việc
Quan điểm khác nhau trong việc không hoàn thành công việc dẫn đến cho thôi việc. Tuy nhiên, thôi việc có thể có hai cách xử lý: một là sai phạm dẫn đến sa thải, hoặc hai là do không đáp ứng công việc dẫn đến doanh nghiệp đơn phương chấm dứt HĐLĐ theo Luật.
7. Điều chỉnh những quy định không thuộc Luật lao động
Một vài CQLĐ yêu cầu nội quy chỉ tập trung các nội dung đúng quy định của Luật lao động tại Điều 118 của Luật lao động 2019, những quy định thuộc các Luật khác như Bảo Hiểm Xã hội, Thuế sẽ được yêu cầu xóa bỏ hoặc chỉ ghi câu “Theo quy định Luật hiện hành”.
Còn nhiều nguyên nhân khác do đặc thù của mỗi công ty sẽ có phát sinh riêng biệt khi làm việc với CQLĐ từng địa phương. Để tối ưu thời gian và thiết kế bản Nội quy lao động chuẩn chỉnh, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng dịch vụ Đăng ký nội quy lao động của Talentnet, để tận dụng triệt để kiến thức chuyên môn của đội ngũ chuyên gia tại thị trường Việt Nam.
Như vậy, 06 lời khuyên cho đội ngũ nhân sự khi thực hiện nộp các bộ nội quy đến các CQLĐ bao gồm:
- Hãy tư vấn với luật sư hoặc bộ phận pháp lý nội bộ để đảm bảo nội quy của Công ty hoàn toàn tuân thủ các quy định, không đưa vào NQLĐ những quy định không phù hợp Luật lao động Việt Nam.
- Đảm bảo rằng nội quy đầy đủ tất cả nội dung quy định tại Điều 118 của Luật lao động 2019.
- Nội quy cần được viết một cách rõ ràng và dễ hiểu, tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp hoặc mơ hồ rất dễ bị yêu cầu viết lại nội dung từ cơ quan nhà nước, vì “văn mình, vợ người” nếu không chắn chắn hiểu rõ nội dung người phụ trách duyệt sẽ không chấp nhận.
- Đối với các Công ty có nhiều lao động phổ thông như công nhân, giao hàng,…, cần mô tả rõ các hành vi và hậu quả của việc vi phạm nội quy, bao gồm các biện pháp kỷ luật, để dễ áp dụng xử lý khi có tình huống xảy ra.
- Khi áp dụng hình thức xử lý cao nhất là sa thải, công ty cần lưu ý các hành vi khi đưa vào xử lý kỷ luật ở mức độ này, thông thường cơ quan lao động sẽ đứng ở góc độ bảo vệ quyền lợi người lao động nên sẽ chỉ chấp nhận nếu thuộc đúng quy định tại Điều 125 của Luật lao động 2019.
- Lưu ý với những quyền lợi thuộc chính sách nội bộ không nên thể hiện vào nội quy, chỉ nên ban hành riêng hoặc đưa vào thỏa ước tập thể, sau này chính sách thay đổi sẽ phải đăng ký lại nội quy.
