#HRmust-know: Thuê Ngoài Dịch Vụ Tính Lương và Những Điều Doanh Nghiệp Nhỏ Cần Lưu Ý

Đối với doanh nghiệp nhỏ, thuê ngoài dịch vụ tính lương liệu có cần thiết? Đó là câu hỏi mà không ít chủ doanh nghiệp vẫn thường trăn trở. Doanh nghiệp dù ở bất kỳ quy mô nào cũng đều có rất nhiều việc cần làm để có thể quản lý đội nhóm hiệu quả và đảm bảo mọi thứ được vận hành trơn tru.

Đối với doanh nghiệp lớn, đội ngũ kế toán đông đảo có thể dễ dàng thực hiện nghiệp vụ tính lương. Tuy nhiên, ở những doanh nghiệp nhỏ, trách nhiệm này thường sẽ chỉ do một người đảm nhiệm. Người đó đồng thời phải thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính-kế toán khác. Tính lương một cách chuẩn xác, đảm bảo tuân thủ quy định về thuế không phải là nhiệm vụ đơn giản, vậy nên khi doanh nghiệp nhỏ trao toàn bộ trách nhiệm cho một cá nhân, rủi ro phát sinh sai sót là vô cùng lớn. Đây chính là lí do vì sao thuê ngoài dịch vụ tính lương sẽ hỗ trợ rất nhiều cho doanh nghiệp nhỏ.

Khi nào nên thuê ngoài dịch vụ tính lương?
Doanh nghiệp chắc hẳn sẽ rất thận trọng khi cân nhắc thuê ngoài dịch vụ tính lương. Tuy nhiên, nếu hệ thống hiện hành của doanh nghiệp thường xuyên gặp lỗi, gây lãng phí tiền của và thời gian, suy giảm năng suất lao động, khiến nhân viên ngán ngẩm bởi những lần đợi lương mòn mỏi, đã đến lúc đội ngũ lãnh đạo cân nhắc giải pháp thuê ngoài dịch vụ tính lương. 
Những vấn đề kể trên thường xảy ra khá phổ biến ở các doanh nghiệp nhỏ. Thiếu sót trong quản lý hệ thống chi trả tiền lương thường gây khó khăn cho doanh nghiệp trong đảm bảo thực hiện các quy định về thuế hay đáp ứng yêu cầu của người lao động. Tệ hơn nữa, sai sót khi quản lý tính lương có thể khiến doanh nghiệp tiêu tốn rất nhiều thời gian cho các hoạt động kiểm toán, cũng như tiền bạc cho các khoản đóng phạt. Do đó, với sự tư vấn của những nhà cung cấp dịch vụ tính lương, doanh nghiệp có thể giảm thiểu đáng kể các rủi ro, tập trung nguồn lực vào phát triển kinh doanh và xây dựng chiến lược.

Làm thế nào để tìm được dịch vụ thuê ngoài tính lương phù hợp nhất?
Với doanh nghiệp nhỏ, việc tìm được đối tác cung cấp dịch vụ tính lương phù hợp là vô cùng quan trọng. Trước khi đưa ra quyết định lựa chọn đối tác, doanh nghiệp cần cân nhắc một số yếu tố sau đây:

Đầu tiên, doanh nghiệp cần tham khảo bảng giá dịch vụ. Với những doanh nghiệp nhỏ, thuê ngoài dịch vụ tính lương với chi phí phù hợp là một trong những điều quan trong nhất. Một số nhà cung cấp, ngoài khoản phí dịch vụ hàng tháng, doanh nghiệp có thể phải đóng một số khoản tiền hay chi phí phát sinh khác. Doanh nghiệp cần tìm hiểu và phân tích kỹ các loại chi phí này trước khi đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phù hợp. 
Tiếp theo, ban lãnh đạo cần chắc chắn đối tác cung cấp dịch vụ có hệ thống phần mềm tích hợp, tương thích với hệ thống kế toán và HR hiện hành của doanh nghiệp. Khả năng tích hợp của nhà cung cấp với nhiều nền tảng kế toán khác nhau cho phép doanh nghiệp có nhiều quyền kiểm soát, linh động và đạt được kết quả vượt trội hơn. Trong lĩnh vực này, Talentnet là đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài đáng tin cậy, đảm bảo đem lại những lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp. 
Cuối cùng, thông tin của nhân viên luôn cần được bảo mật nên doanh nghiệp cần thận trọng trong việc chọn mặt gửi vàng. Cần đảm bảo đối tác cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ những quy định về quy trình bảo mật trong lưu trữ thông tin, cũng như năng lực giảm thiểu rủi ro liên quan đến an ninh dữ liệu của hệ thống chi trả tiền lương. 
Với những doanh nghiệp nhỏ, tối đa lợi nhuận và thu hút khách hàng chắc hẳn sẽ là ưu tiên hàng đầu. Quản lý tiền lương dù quan trọng nhưng không phải là nghiệp vụ có thể thuần thục trong một sớm một chiều. Dù dành nhiều thời gian và nghiên cứu kỹ càng quy trình quản lý tiền lương, doanh nghiệp vẫn khó có thể tránh khỏi những sai sót đắt giá. Trong khi đó, các đối tác cung cấp dịch vụ tính lương thường có nghiệp vụ chuyên môn cao, hiểu rõ quy trình và quy định của pháp luật hơn, và vì thế có thể đảm nhận trách nhiệm này tốt hơn. Do vậy, thuê ngoài dịch vụ tính lương sẽ giúp nâng cao năng suất lao động cho nhân viên, cải thiện cơ hội thành công cho doanh nghiệp.
Để bắt đầu sử dụng dịch vụ thuê ngoài tính lương, doanh nghiệp nên lập ra một khoản ngân sách, xác định cụ thể nhu cầu, thực hiện các nghiên cứu cần thiết và sau đó chọn nhà cung cấp dịch vụ phù hợp nhất. Từng đoạt giải của đối tác ADP về cung cấp hệ thống tính lương với độ bảo mật cao và chất lượng dịch vụ tốt nhất, Talentnet hứa hẹn sẽ đem đến cho doanh nghiệp giải pháp hệ thống tính lương tích hợp toàn diện, tối ưu hóa theo yêu cầu. Hệ thống của Talentnet cung cấp cho doanh nghiệp nền tảng có độ bảo mật cao, dễ sử dụng, với báo cáo theo dữ liệu thời gian thực, phân tích tùy chỉnh, cập nhật liên tục các quy định mới của pháp luật cùng một số tính năng quản trị khác. Hãy liên hệ ngay với Talentnet để tinh giản quy trình tính lương trong doanh nghiệp.