Giảm Thiểu Chi Phí Tính Lương Nhờ Dịch Vụ Thuê Ngoài

Để xử lý bảng lương nội bộ, doanh nghiệp cần phải đầu tư vào phần mềm, nhân sự và quản trị. Mức độ đầu tư tùy thuộc vào quy mô và hoạt động của doanh nghiệp. Từ kiểm tra thủ công và bảng tính cho doanh nghiệp nhỏ đến hệ thống HRIS phức tạp dành cho tập đoàn lớn, làm bảng lương cần am hiểu kiến thức chuyên môn về luật lao động, mã số thuế và tuân thủ quy định. Hiện nay công nghệ nhân sự đã phát triển đa dạng, vẫn có gần 60% doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn tự xử lý bảng lương. Trong khi đó, thuê ngoài các công cụ nhân sự có thể tối ưu hiệu quả và cắt giảm đáng kể chi phí cho các nhiệm vụ tính lương.

Chi phí đắt đỏ cho quản lý bảng lương nội bộ

Quản lý bảng lương nội bộ có thể là gánh nặng tài chính đối với nhiều tổ chức. Từ chi phí nhân công, phần mềm cho đến đào tạo và thuế, các khoản phí trực tiếp và gián tiếp cho công tác tính lương nội bộ sẽ tăng dần theo thời gian. Khi các doanh nghiệp đang nỗ lực cắt giảm chi phí, việc đánh giá các giải pháp thay thế để quản lý bảng lương ngày càng trở nên phổ biến.

Các chi phí trực tiếp khi quản lý lương nội bộ

Chi phí thường thấy nhất của xử lý lương nội bộ bao gồm lương kế toán, đầu tư phần mềm, cơ sở hạ tầng CNTT, cũng như chi phí đào tạo và phát triển liên tục để đảm bảo đội ngũ luôn cập nhật kiến thức và kỹ năng.

• Chi phí nhân công cho đội ngũ tính lương: Các kế toán cần được trả công xứng đáng cho thời gian và kiến thức chuyên môn của họ. Các doanh nghiệp lớn có thể có nhiều nhân viên toàn thời gian phụ trách riêng công tác này. Đối với doanh nghiệp nhỏ, chủ doanh nghiệp và nhân viên văn phòng thường kiêm nhiệm công việc tính lương bên cạnh các công việc khác. Dù theo hình thức nào, chi phí nhân công cho xử lý bảng lương hàng tháng và hàng năm đều đáng kể.
• Chi phí đầu tư và vận hành phần mềm: Mặc dù nhiều khâu xử lý bảng lương đã được tự động hóa nhờ công nghệ trong lĩnh vực nhân sự, nhưng việc mua, xây dựng và bảo trì những hệ thống này đòi hỏi đầu tư lớn, từ phí phần mềm, chi phí lưu trữ cho tới tích hợp với các hệ thống khác. Đây đều là những khoản chi phí ban đầu và duy trì không nhỏ.

Chi phí đào tạo và cập nhật kiến thức: Đội ngũ tính lương cần được đào tạo và cập nhật thường xuyên trước bối cảnh luật pháp và quy định liên tục thay đổi  để duy trì sự tuân thủ và ngăn ngừa những sai sót. Cho dù trả tiền cho các khóa học cá nhân hay được công ty cử đi học, việc đào tạo liên tục đều tốn chi phí.

Chi phí gián tiếp và chi phí ẩn

Bên cạnh chi phí nhân công trực tiếp, bảng lương nội bộ còn đi kèm nhiều khoản chi phí gián tiếp và chi phí ẩn dễ bị bỏ qua. Đó là số giờ lao động hành chính mỗi kỳ lương, thời gian khắc phục sai sót, và tiềm năng phát triển mảng nhân sự bị dồn cho các nhiệm vụ khác.

• Thời gian xử lý bảng lương và nhiệm vụ hành chính: Nhân viên phải bỏ ra nhiều thời gian mỗi tháng để thu thập chấm công, nhập số liệu, kiểm tra, in ấn và phân phối bảng lương. Việc này có thể làm giảm thời gian cho các dự án chiến lược nhân sự, từ đó ảnh hưởng tới mục tiêu kinh doanh dài hạn.
• Sai sót và phí điều chỉnh bảng lương: Ngay cả chuyên gia giàu kinh nghiệm cũng khó tránh khỏi những sai sót dẫn đến việc trả lương không chính xác. Các biện pháp sửa chữa tốn kém về thời gian và tiền bạc sau đó càng khiến vấn đề trở nên tệ hại. Ngoài ra, tính chính xác thấp trong bảng lương còn ảnh hưởng đến lòng tin trong doanh nghiệp và sự gắn kết của nhân viên.
• Cơ hội phát triển bị bỏ lỡ: Thời gian dành cho xử lý bảng lương nội bộ cũng là cơ hội chi phí để tập trung vào các  sáng kiến chiến lược hơn như phát triển nhân sự, quản lý năng suất, tuyển dụng nhân tài, hoạch định chính sách lương thưởng… Việc thuê ngoài các công đoạn cơ bản của quy trình tính lương sẽ giải phóng nguồn lực này để tập trung vào các ưu tiên chiến lược nhân sự hơn.

Tiết kiệm chi phí với giải pháp thuê ngoài tính lương

Việc chuyển đổi từ xử lý bảng lương nội bộ sang thuê ngoài dịch vụ tính lương giúp các tổ chức tiết kiệm chi phí đáng kể. Thông qua so sánh chi phí giữa tính lương thuê ngoài và nội bộ, nhà quản trị có thể đưa ra quyết định đầu tư hiệu quả vào mô hình thuê ngoài.

Giảm chi phí trực tiếp

Thuê ngoài dịch vụ giúp cắt giảm nhiều khoản chi trực tiếp liên quan đến việc quản lý bảng lương nội bộ. Chi phí thuê ngoài thường thường thấp hơn so với việc duy trì hệ thống và nhân viên nội bộ tận tâm.

Các nhà cung cấp dịch vụ tính lương bên ngoài tận dụng tính kinh tế theo quy mô để phân bổ chi phí tốt hơn. Với số lượng khách hàng lớn, cho phép họ phân bổ chi phí thấp hơn so với việc một tổ công ty tự đầu tư cơ sở hạ tầng và phần mềm. Những khoản tiết kiệm này được chuyển qua phí dịch vụ cạnh tranh.

Ngoài ra, mô hình tính lương thuê ngoài còn mở rộng tốt, thích ứng với sự phát triển của tổ chức và các đợt phải chi trả số lượng lượng lớn. Các giải pháp tùy chỉnh và đại diện tài khoản chuyên dụng còn đảm bảo hiệu quả chi phí phù hợp với từng khách hàng.

Giảm thiểu chi phí ẩn và cơ hội bị bỏ lỡ

Việc chuyển đổi sang hệ thống tự động và thuê ngoài cũng sẽ cắt giảm được các khoản chi phí nhân công gián tiếp, chi phí sai sót và cơ hội bị bỏ lỡ. Hiệu quả và độ chính xác được cải thiện đảm bảo các nhiệm vụ tính lương ít ảnh hưởng đến năng suất hơn.

Hệ thống tự động và chuyên gia bên ngoài xử lý bảng lương hợp lý hơn, giảm thiểu gánh nặng hành chính từ khâu thu thập, tính toán, phân bổ đến quản lý thuế. Quy trình tính lương đơn giản và trôi chảy cũng hạn chế sai sót thủ công.

Việc giao nhiệm vụ tính lương cho bên ngoài, thời gian tiết kiệm được có thể tái phân bổ vào các nhiệm vụ chiến lược nhân sự hoặc thúc đẩy các ưu tiên kinh doanh quan trọng khác trước đây bị chậm lại do tài nguyên hạn chế.

Công nghệ tiên tiến và hiệu quả hoạt động

Dịch vụ thuê ngoài tính lương hiện đại áp dụng các công nghệ và quy trình mới nhất để tiết kiệm thời gian và chi phí. Các hệ thống tân tiến có tác động tích cực tới năng suất, khả năng tiếp cận, tự động hóa và nhu cầu cơ sở hạ tầng công nghệ.

Nền tảng đám mây cho phép truy cập dữ liệu và báo cáo tính lương từ xa mọi lúc mọi nơi. Tự động hóa cao cũng giảm thiểu đầu vào thủ công nhờ tính năng tích hợp với các hệ thống HR, chấm công, thuế và các hệ thống kinh doanh khác.

Trong khi hệ thống nội bộ đòi hỏi đầu tư liên tục vào CNTT, bảo mật, lưu trữ, bảo trì…, giải pháp thuê ngoài loại bỏ gánh nặng cho doanh nghiệp. Thay vào đó nhân sự CNTT có thể tập trung vào các dự án then chốt, tác động mạnh đến doanh thu.

Quản lý chi phí tính lương không chỉ dừng lại ở những con số cơ bản. Các doanh nghiệp cần có chiến lược tổng thể xoay quanh mọi chi phí của dịch vụ này để tối ưu hóa khoản đầu tư quan trọng. Việc so sánh kỹ lưỡng giữa các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài chuyên nghiệp và nhóm nội bộ là hết sức cần thiết, cả về mặt chi phí trực tiếp và gián tiếp lẫn hiệu quả hoạt động. Dựa trên tất cả các yếu tố này, doanh nghiệp có thể đi đến quyết định tối ưu nhất cho tổ chức.