Đánh Giá Ưu Và Nhược Điểm Của Thuê Ngoài Nhân Sự (PEO)

Có rất nhiều lý do thuyết phục để các công ty khởi nghiệp đang phát triển cũng như doanh nghiệp quy mô vừa xem xét sử dụng dịch vụ PEO. Việc thuê ngoài một cách hiệu quả các chức năng nhân sự then chốt như tính lương, tuân thủ quy định, quản lý phúc lợi,… của một đơn vị dịch vụ chuyên trách bên ngoài sẽ đơn giản hóa đáng kể gánh nặng hành chính phức tạp. Điều này giúp giải phóng nguồn lực nội bộ để tập trung vào các mục tiêu kinh doanh then chốt. Điều thiết yếu là cần nắm rõ những ưu điểm và hạn chế của tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp trước khi ra quyết định.

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ thuê ngoài nhân sự (PEO)

PEO có thể đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Với vai trò là đối tác quản lý lao động, PEO sẽ thay mặt công ty đảm nhiệm các chức năng nhân sự then chốt và đảm bảo tuân thủ các quy định liên quan đến lao động. Việc hợp tác với PEO giúp doanh nghiệp tận dụng lợi thế về quy mô, tiếp cận được các nguồn lực, công nghệ và kiến thức chuyên môn mà bằng nỗ lực riêng lẻ có thể rất tốn kém đối với các doanh nghiệp nhỏ.

• Tiết kiệm chi phí nhờ lợi thế về quy mô: Lợi thế lớn khi hợp tác với dịch vụ PEO là tiết kiệm đáng kể chi phí. Bằng cách tích hợp nhân viên từ nhiều công ty khách hàng, dịch vụ PEO có thể thương lượng được mức giá và điều khoản ưu đãi hơn cho các dịch vụ như bảo hiểm y tế, kế hoạch hưu trí và những phúc lợi khác dành cho người lao động. Lợi thế về quy mô này được chuyển thành khoản tiết kiệm trực tiếp cho khách hàng. Bên cạnh đó, thuê ngoài nhân sự còn có thể sở hữu nền tảng và công nghệ nhân sự độc quyền mà các doanh nghiệp riêng lẻ phải bỏ ra chi phí lớn mới có thể đầu tư được.
• Giảm gánh nặng hành chính nhân sự: Bằng cách uỷ quyền cho dịch vụ PEO về lương bổng, phúc lợi, tuân thủ, tuyển dụng và các công việc nhân sự khác, các công ty sẽ tiết kiệm được thời gian và nguồn lực đáng kể. Điều này cho phép ban lãnh đạo tập trung nhiều hơn vào các mục tiêu kinh doanh cốt lõi thay vì phải đối mặt với gánh nặng về hành chính. Dịch vụ PEO sẽ đảm nhận xử lý các thủ tục giấy tờ, hồ sơ phức tạp cần thiết cho việc quản lý tuân thủ lao động.
• Tiếp cận các chính sách lợi ích và kiến thức chuyên môn về nhân sự: Thông qua PEO, ngay cả những doanh nghiệp nhỏ cũng có thể cung cấp các gói phúc lợi hấp dẫn thường chỉ có ở các tập đoàn lớn. Điều này cải thiện trải nghiệm của nhân viên đồng thời trở thành công cụ thu hút nhân tài. Hơn thế nữa, các chuyên gia nhân sự từ các dịch vụ PEO có thể cung cấp các hướng dẫn và am hiểu mà các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ khó có thể đáp ứng được.
• Đơn giản hóa việc tính lương, thuế và tuân thủ: Quản lý lương thưởng tiềm ẩn những rủi ro về các hình phạt thuế, phạt tiền hoặc trách nhiệm pháp lý nếu có sai sót xảy ra. Dịch vụ PEO sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng này, tận dụng các nhóm chuyên gia về lương và tuân thủ trải rộng khắp các bang và khu vực tài phán. Dịch vụ PEO cũng chịu trách nhiệm pháp lý đối với các trường hợp không tuân thủ quy định.
• Quản lý chương trình bồi thường cho người lao động: Dịch vụ PEO kết hợp các chính sách bồi thường cho lao động giữa các công ty khách hàng, cho phép doanh nghiệp riêng lẻ có được đòn bẩy, giá cả và khả năng quản lý rủi ro với chi phí vượt trội. Điều này mang lại sự bảo vệ tài chính cho người sử dụng lao động thông qua một chương trình đơn giản hơn và tiết kiệm hơn.
• Cải thiện trải nghiệm và giữ chân nhân viên: Với khả năng cung cấp các chính sách phúc lợi của doanh nghiệp lớn và cơ sở hạ tầng nhân sự đáng tin cậy, nhân viên sẽ có được trải nghiệm làm việc tốt hơn. Điều này hỗ trợ việc giữ chân nhân tài, duy trì kiến thức và kỹ năng then chốt của tổ chức. Dịch vụ này cũng đem lại sự yên tâm cho người lao động rằng luôn có sẵn sự hỗ trợ và nguồn lực từ các chuyên gia khi có vấn đề phát sinh tại nơi làm việc.
• Hỗ trợ thu hút và tuyển dụng nhân tài: Thông qua chuyên môn về nhân sự và khả năng công nghệ, dịch vụ PEO có thể tăng cường hiệu quả thu hút nhân tài cho khách hàng. Quy trình tuyển dụng và giới thiệu việc làm được nâng cao và bố trí hợp lý hơn. Các gói phúc lợi hấp dẫn sẽ tạo lợi thế cạnh tranh trong việc thu hút những ứng viên tài năng. Điều này  giúp mở rộng nguồn nhân lực, mang đến cho khách hàng nhiều sự lựa chọn tốt nhất trong tuyển dụng.
• Giảm chi phí nhân sự và chi phí chung: Lợi thế về quy mô và việc sử dụng nguồn lực chung của dịch vụ PEO sẽ giúp công ty giảm trực tiếp các khoản chi phí liên quan tới nhân sự. Dịch vụ PEO quản lý các khía cạnh hoạt động này mà không làm phát sinh thêm chi phí về nhân viên, công nghệ, hệ thống hay cơ sở hạ tầng cho doanh nghiệp. Điều này giải phóng ngân sách để đầu tư vào các lĩnh vực khác.
• Hỗ trợ quản lý chính sách phúc lợi nhân viên: Sự hướng dẫn cùng nguồn lực từ các chuyên gia phúc lợi của dịch vụ PEO giúp công ty cung cấp nhiều lựa chọn phúc lợi đa dạng và linh hoạt hơn nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của người lao động, đồng thời thu hút nhân tài hàng đầu trong khi vẫn tuân thủ quy định. Việc điều chỉnh linh hoạt các kế hoạch phúc lợi sẽ cải thiện hiệu quả tuyển dụng, nâng cao sự hài lòng và giữ chân nhân viên.
• Hỗ trợ tuân thủ quy định: Việc tuân thủ luật pháp và các quy định về lao động tạo ra gánh nặng hành chính đáng kể. Dịch vụ PEO sẽ đảm nhận toàn bộ các thủ tục, giấy tờ, chính sách, kiểm tra tính hợp lệ và quy trình tuân thủ cần thiết nhằm ngăn chặn nguy cơ phạt tiền hay kiện tụng, đồng thời cho phép doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
• Đem lại sự yên tâm: Vô số rủi ro pháp lý do không tuân thủ các quy định về lao động, lương bổng, an toàn, chăm sóc sức khỏe, hưu trí, phân biệt đối xử, quản lý nghỉ phép,… có thể gây áp lực lớn đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp. Việc thuê một dịch vụ PEO uy tín, có năng lực để xử lý các vấn đề phức tạp về tuân thủ sẽ đem lại sự an tâm đáng kể.

Yếu tố then chốt cần xem xét khi quyết định lựa chọn PEO

Khi đánh giá xem có nên thuê dịch vụ PEO hay không, có một số yếu tố quan trọng mà các công ty cần phân tích để chọn dịch vụ PEO phù hợp:

• Quy mô và giai đoạn phát triển hiện tại của doanh nghiệp: Các dịch vụ và hỗ trợ mà dịch vụ PEO cung cấp phụ thuộc rất nhiều vào quy mô và giai đoạn hoạt động của công ty. Các startup ở giai đoạn đầu có thể được hưởng lợi nhiều nhất từ sự hướng dẫn chiến lược về nhân sự và các nhu cầu cơ bản về tuân thủ, nhân sự; trong khi các doanh nghiệp nhỏ trưởng thành hơn có thể cần các lợi ích toàn diện, công nghệ và chuyên môn nhân sự chuyên sâu.
• Nhu cầu tuân thủ và quản lý rủi ro: Mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt với các yêu cầu tuân thủ về lao động nhưng mức độ cụ thể lại khác nhau tùy theo ngành nghề, quy mô công ty và các yếu tố khác. Đánh giá cụ thể về số lượng nhân viên, địa điểm và trọng tâm tuân thủ của doanh nghiệp sẽ cho phép cân nhắc chính xác giá trị giảm thiểu rủi ro mà dịch vụ PEO có thể mang lại.
• Phân tích chi phí các dịch vụ PEO: Mặc dù tiết kiệm chi phí là ưu điểm nổi bật của dịch vụ PEO, việc phân tích kỹ lưỡng mô hình định giá, các loại phí và ảnh hưởng tài chính dự kiến đối với doanh nghiệp khi so sánh với chi phí nhân sự hiện tại vẫn cần thiết. Cần xác định mức độ dịch vụ hỗ trợ và khả năng phù hợp với khoản đầu tư.
• Báo cáo và tính minh bạch: Việc trao đổi, báo cáo thường xuyên các số liệu nhân sự, tình hình tuân thủ, rủi ro, sự cố cũng như dữ liệu nhân viên là vô cùng quan trọng ngay cả khi làm việc với dịch vụ PEO. Đảm bảo dịch vụ PEO tiềm năng có đủ tính minh bạch và khả năng tiếp cận thông tin để ra quyết định.
• Quản lý tài khoản và giao tiếp: Xác định rõ kênh giao tiếp với các chuyên gia nhân sự, người liên hệ chính để được hỗ trợ, hướng dẫn khi cần thiết là điều bắt buộc để quan hệ với dịch vụ PEO được suôn sẻ. Cần đánh giá các mô hình quản lý tài khoản và giao thức liên lạc khác nhau.
• Danh tiếng và sự ổn định tài chính của công ty: Ban lãnh đạo đặt niềm tin rất lớn vào dịch vụ PEO với vai trò là đối tác sử dụng lao động, vì vậy, việc thẩm định yếu tố như uy tín trong ngành, đánh giá của khách hàng, nhiệm kỳ hoạt động, lịch sử pháp lý và tình hình tài chính là điều thiết yếu trước khi bước vào quan hệ đối tác lâu dài.

Dịch vụ thuê ngoài nhân sự PEO có thể hỗ trợ hiệu quả công tác nhân sự cho doanh nghiệp thông qua lợi thế về quy mô, hỗ trợ tuân thủ, công nghệ và nhiều khả năng khác. Tuy nhiên, hãy xem xét kỹ lưỡng nhu cầu kinh doanh để đánh giá đúng dịch vụ PEO, đảm bảo mối quan hệ đối tác phù hợp về mặt chiến lược.