Chi Phí Thuê Ngoài Nhân Sự Năm 2024

Trong bối cảnh hiện nay, nhân sự thuê ngoài đang được nhiều doanh nghiệp xem là phương pháp hiệu quả để quản lý và tối ưu hóa nguồn nhân lực. Mặc dù tiềm năng tiết kiệm chi phí rõ ràng, nhưng để hiểu sâu hơn về lợi ích thực sự của việc này, doanh nghiệp cần phải nhận thức rõ các khía cạnh liên quan đến chi phí và thách thức có thể ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể cả về mặt tài chính lẫn hoạt động.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê ngoài nhân sự

Chi phí thuê ngoài nhân sự có thể biến đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố như:

1. Dịch vụ cung cấp: Việc thuê ngoài các chức năng nhân sự cụ thể sẽ quyết định mức chi phí liên quan. Các chức năng chủ chốt như tính lương và quản lý phúc lợi thường đòi hỏi chi phí cao hơn so với các chức năng phụ trợ như đào tạo và phát triển.
2. Quy mô doanh nghiệp và chi phí thuê ngoài nhân sự: Các công ty lớn với yêu cầu nhân sự phức tạp thường chịu chi phí cao hơn do nhu cầu về dịch vụ nhân sự đa dạng và chuyên môn cao từ nhà cung cấp.
3. Vị trí địa lý: Việc chọn lựa đối tác tại các quốc gia có chi phí lao động thấp có thể mang lại lợi ích về chi phí, nhưng cũng cần cân nhắc các vấn đề như chênh lệch múi giờ, khác biệt văn hóa, và ngôn ngữ, những yếu tố có thể ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp và quản lý.

4. Chuyên môn của đối tác: Các công ty nhân sự chuyên nghiệp với kỹ năng và kinh nghiệm sâu trong lĩnh vực nhất định có thể có mức giá cao hơn, nhưng họ cũng mang lại giá trị gia tăng thông qua kết quả làm việc chất lượng và hiệu quả chi phí lâu dài.

Chi phí thực của thuê ngoài nhân sự gồm những gì?

Để hiểu rõ hơn về chi phí thực sự khi thuê ngoài nhân sự, việc xem xét kỹ lưỡng các dịch vụ nhân sự cụ thể và chi phí là bước không thể thiếu. Dưới đây là một số khía cạnh chính:

1. Tuyển dụng

Quá trình tuyển dụng nhân viên mới là một hoạt động doanh nghiệp quan trọng nhưng cũng đầy tốn kém. Mặc dù có vẻ như chi phí ban đầu có thể cao, nhưng việc đầu tư vào nguồn nhân lực chất lượng sẽ góp phần thúc đẩy tăng trưởng và hiệu quả kinh doanh. Theo Society for Human Resource Management, chi phí trung bình cho mỗi lần tuyển dụng lên tới khoảng 4.700 USD. Tùy vào các bước và độ phức tạp của quá trình tuyển dụng, chi phí này có thể tăng lên đáng kể, đặc biệt đối với các công ty thực hiện tuyển dụng số lượng lớn. Vì vậy, gánh nặng tài chính của việc tuyển dụng cần được cân nhắc khi đánh giá việc thuê ngoài nhân sự.

2. Đào tạo và phát triển

Báo cáo của Association for Talent Development chỉ ra rằng, trung bình mỗi công ty chi khoảng 1.280 USD/năm cho mỗi nhân viên vào mục đích đào tạo và phát triển. Con số này biến động tùy thuộc vào độ phức tạp của chương trình đào tạo và số lượng người tham gia.

3. Quản lý tuân thủ

Việc tuân thủ các quy định pháp luật có thể tốn kém và phức tạp. Theo Competitive Enterprise Institute, các công ty lớn báo cáo rằng chi phí duy trì tuân thủ có thể lên đến 10.000 USD cho mỗi nhân viên. Đây là mức chuẩn chung. Tùy vào ngành và quy định cụ thể, chi phí này có thể biến đổi.

4. Quản lý tiền lương

Quản lý lương thưởng một cách chính xác và hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với sự hài lòng và tuân thủ của nhân viên. Báo cáo của National Small Business Association (NSBA) tiết lộ rằng chi phí trung bình cho việc quản lý lương là 12.000 USD/năm. Chi phí này có thể bị ảnh hưởng bởi sự phức tạp của hệ thống trả lương và số lượng nhân viên.

5. Bồi thường và phúc lợi

Cung cấp các gói phúc lợi hấp dẫn là điều cần thiết để thu hút và giữ chân nhân tài. Theo Cục Thống kê Lao động – Bureau of Labor Sta­tis­tics, chi phí cho bồi thường và phúc lợi là khoảng 10,88 USD/giờ cho mỗi nhân viên, tương đương 30% tổng chi phí thuê một nhân viên. Điều này có nghĩa là một nhân viên kiếm được 100.000 USD mỗi năm thì công ty phải trả từ 125.000 đến 140.000 USD mỗi năm sau khi tính cả phúc lợi. Mức chi trả này còn thay đổi dựa trên những lợi ích cụ thể được cung cấp và số lượng nhân viên đăng ký.

6. Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS)

Sự phát triển của công nghệ HR đã dẫn đến sự phụ thuộc vào các giải pháp SaaS. Theo Vertice, chi phí cho SaaS vào khoảng 3.112 USD/năm cho mỗi nhân viên.

So sánh chi phí thuê ngoài nhân sự và quản lý nhân sự nội bộ

Thuê ngoài nhân sự có thể là một chiến lược thông minh để cải thiện hiệu quả và giảm chi phí, tuy nhiên, cần phải xem xét kỹ lưỡng chi phí thực sự của các dịch vụ tư vấn nhân sự trước khi quyết định. Chi phí tiền lương khi thuê ngoài thường thấp hơn nhiều so với chi phí mà doanh nghiệp phải chịu khi thuê nhân sự toàn thời gian. Các doanh nghiệp thuê ngoài bộ phận nhân sự thường tiết kiệm được hơn 50% so với chi phí thuê nhân sự toàn thời gian.

Tối ưu hóa và quản lý chi phí thuê ngoài nhân sự

Việc thuê ngoài có thể mang lại nhiều lợi ích, nhưng cần phải thực hiện các bước sau để quản lý chi phí một cách hiệu quả:

• Đánh giá nhu cầu thuê ngoài: Trước khi thuê ngoài bất kỳ chức năng nhân sự nào, cần tiến hành phân tích nội bộ để xác định xem việc đó có cần thiết và phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty hay không.
• Chọn loại hình thuê ngoài phù hợp: Có nhiều loại hình thuê ngoài khác nhau, mỗi loại đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Tùy vào nhu cầu và ngân sách, công ty có thể chọn gia công toàn bộ, co-sourcing , hoặc gia công dựa trên dự án.
• Tập trung vào các dịch vụ cần thiết: Điều quan trọng là xác định và ưu tiên các chức năng nhân sự cụ thể phù hợp nhất cho việc thuê ngoài. Các công ty nên tránh thuê ngoài những chức năng có thể được xử lý hiệu quả trong nội bộ.
• Lợi ích từ sự phân chia chi phí của nhà cung cấp: Một trong những lợi ích đáng kể của việc thuê ngoài là các nhà cung cấp dịch vụ thường chia sẻ chi phí với nhiều khách hàng. Điều này giúp giảm chi phí cho từng công ty so với việc tự quản lý nội bộ.

Để hiểu rõ chi phí thuê ngoài nhân sự, cần phải xem xét kỹ lưỡng cả chi phí trực tiếp và gián tiếp, những thách thức tiềm ẩn và lợi ích tiềm năng. Cách tiếp cận toàn diện và chiến lược trong hoạt động thuê ngoài sẽ giúp các công ty đưa ra quyết định thông minh, phù hợp với nhu cầu riêng và tối đa hóa giá trị thu được từ chiến lược thuê ngoài nhân sự.