5 Giải Pháp Cải Thiện Việc Phản Hồi Thông Tin Trong Tổ Chức Của Bạn

Và cách tốt nhất để thực hiện điều này chính là tạo ra văn hóa của sự phản hồi trong tổ chức, đảm bảo việc giao tiếp sẽ trở thành một giá trị quan trọng. 

Chúng ta cần hiểu rằng sự phản hồi có thể tiếp thêm động lực cho nhân viên, thúc đẩy sự gắn bó và nâng cao tinh thần của họ dành cho doanh nghiệp. Nhưng thật đáng tiếc là phần lớn những nhà lãnh đạo không thể bật được “công tắc ma thuật” để thay đổi bản chất của giao tiếp. Việc giao tiếp yêu cầu chúng ta luôn phải nỗ lực một cách liên tục.

Với vai trò của một nhà lãnh đạo, chúng ta có nghĩa vụ phải khuyến khích tất cả mọi người tham gia vào văn hóa giao tiếp và luyện tập thói quen phản hồi bên trong tổ chức. Vậy làm cách nào để có thể tạo ra cũng như duy trì văn hóa này một cách bền vững? Và có thể khiến cho mọi người nhiệt tình tham gia đóng góp vào hướng đi này?

Hãy cùng nhau tham khảo một số đề xuất sau:

Trước tiên, thử đặt ra những câu hỏi

Để có thể thực sự thay đổi văn hóa nơi tổ chức của mình, chúng ta cần định vị nó hiện đang ở đâu. Phải thấy rằng chúng ta luôn có khuynh hướng vận hành mọi thứ dưới góc độ nhận thức cá nhân. Sau cùng thì rất nhiều nhà lãnh đạo luôn cảm thấy họ đang làm rất tốt mọi thứ nhưng thực tế là họ cần phải cải thiện rất nhiều trong kỹ năng giao tiếp.

Tin chắc rằng việc đối chiếu các giả định về hiện trạng của công ty cũng như cách thức phản hồi là điều thực sự cần thiết. 

Sau đây là một số câu hỏi bạn có thể đặt ra để hiểu rõ vị trí bản thân cũng như tổ chức của bạn:

1. “ Chúng ta có cần chủ động hơn để giúp mọi người mở lòng?” 

Nếu việc giao tiếp diễn ra không thật sự khả quan ở công ty, điều mà ta có thể dễ dàng nhận thông qua cách mà mọi người phản hồi mỗi khi họ nhận được yêu cầu. Nếu chúng ta phải tốn rất nhiều nỗ lực để khiến mọi người nói ra và thảo luận suy nghĩ của mình một cách cởi mở, thường là do họ không cảm thấy thoải mái với văn hóa chia sẻ bên trong tổ chức của bạn hiện giờ. Hành vi này đồng nghĩa với việc bạn cần phải nỗ lực rất nhiều để giúp người khác tin rằng việc nói ra suy nghĩ thật của mình là hành động thực sự an toàn.

2. “Liệu mọi người có chỉ đang nói điều mà chúng ta muốn nghe?” 

Có khi nào bạn cảm thấy bản thân thường xuyên nhận được quá nhiều những phản hồi tích cực? Nhân viên luôn thể hiện cho bạn thấy dường như không có vấn đề gì cả dưới góc độ đánh giá của họ? Tuy nhiên, hãy chú ý và đừng bỏ qua vấn đề này. Chúng ta hãy cân nhắc rằng liệu những phản hồi mà ta nhận nhận được có thực sự chính xác và hữu dụng hay không? Hay nó chỉ đang được phác thảo một cách cẩn thận, khéo léo cốt để nhận được sự hài lòng từ phía các nhà quản lý?

Và nếu bạn nhận ra rằng nhân viên đang cố gắng trau chuốt lời nói của họ để phù hợp với những điều bạn muốn nghe thay vì nói ra sự thật thì đó không phải là lỗi của họ. Thay vào đó, hãy lấy nó làm cơ hội để xem xét tại sao họ lại ngần ngại trong việc mở lòng như vậy. Liệu chúng ta có đã từng giữ thói quen phản ứng một cách tệ hại khi nhận được những phản hồi không tích cực từ phía nhân viên của mình ngày trước hay không? Nếu vậy, cần nên cân nhắc lại những cách thức truyền thống, việc thay đổi một số phương pháp giao tiếp mới kết hợp với sự lắng nghe sẽ giúp chúng ta cải thiện tình huống một cách đáng kể.

3. “Liệu rằng chúng ta có chỉ đang nói điều mà mọi người muốn nghe hay không?” 

Ở phương diện đối lập của việc giao tiếp, bạn cũng cần mạnh dạn nói cho người khác điều mà họ cần phải nghe thay vì chỉ nói điều mà họ muốn nghe. Hãy xem xét lại một số cách tương tác và cuộc trao đổi gần đây nhất của bạn. Liệu bạn có đã thực sự nói hết những điều cần phải nói, hay chúng ta cũng chỉ đang cố gắng “nói giảm nói tránh” đi so với bản chất thật của sự việc để khỏi phật lòng người khác hay không?

4. “Liệu người khác có đang phớt lờ đi những phản hồi có ích của chúng ta dành cho họ?” 

Nếu tự hỏi tại sao nhân viên không chịu tiếp thu phản hồi một cách hiệu quả, bạn có thể muốn kỷ luật họ thay vì điều tra nguyên nhân gốc là gì. Sự thật là khi phản hồi của chúng ta không được người khác quan tâm tới thì việc cần phải thay đổi thông điệp và xây dựng các cuộc giao tiếp làm sao để có thể kết nối được với người nghe mới thực sự là điều cần thiết.

5. “Liệu chúng ta có đang quá thoải mái với hiện trạng công việc hay không?” 

Xét theo khía cạnh tổ chức, việc thay đổi hiện trạng công việc là một điều không hề dễ dàng. Những nhà lãnh đạo luôn có xu hướng cảm thấy thoải mái với “tình hình hiện tại của mọi thứ”, bất kể khi mọi thứ có đang trở nên thiếu hiệu quả hay nguy cấp như thế nào. Nếu muốn cải thiện luồng thông tin phản hồi trong công ty của mình một cách tốt nhất, bạn cần phải giữ tâm thế bình thường hóa với mọi thứ khi đối diện với những ý tưởng và sự việc không thoải mái theo cách mình mong muốn.

Tạo Ra Những Thay Đổi

Giờ đây, sau khi đã kiểm tra đối chiếu bản thân cùng hiện trạng nơi tổ chức của mình, chúng ta đã có thể bắt đầu tạo ra những thay đổi rồi.

Dưới đây là một số đề nghị giúp cho quá trình này diễn ra được dễ dàng hơn:

#1 –  Hãy Hành Động Ngay Từ Bây Giờ

Để có thể khiến cho những phản hồi được trở nên xuyên suốt như một cuộc trò chuyện, bạn phải nêu rõ chúng tại những thời điểm liên quan. Nó không phải là chờ đợi cho đến giờ phút thích hợp hay trì hoãn đến lúc cần đánh giá hiệu suất. Bằng cách chia sẻ suy nghĩ ngay thời điểm hiện tại, nhân viên của bạn sẽ có thể thực hiện những hành động thích hợp. Nếu bạn chờ đợi đến thời điểm phù hợp mới chia sẻ góc nhìn của mình, ảnh hưởng của nó sẽ giảm xuống, và nó sẽ không còn liên quan nữa. Dĩ nhiên, sẽ có những lúc không phù hợp để đưa ra phản hồi ngay lập tức, tuy nhiên, hãy để mọi người được biết suy nghĩ của bạn càng sớm càng tốt.

#2 – Luôn Nói Về Những Điều Nhỏ Nhất

Nhiều người quản lý luôn chỉ tập trung đưa ra phản hồi về các bức tranh toàn cảnh dựa trên công việc, điều này chắc chắn sẽ rất hữu ích, tuy nhiên đôi khi họ lại quên mất sự tập trung vào những mối quan tâm đơn giản khác hằng ngày. Mục tiêu của chúng ta là tạo ra một văn hóa nơi sự giao tiếp được diễn ra trôi chảy và liên tục, vì thế cần biết đưa ra những phản hồi nhỏ nhặt khác hằng ngày ví dụ như quan tâm đến chế độ ăn uống của nhân viên, coi chúng như những hoạt động bình thường và khiến nó trở thành một phần văn hóa nơi công sở của bạn.

#3 – Hãy Tạo Ra Sự Cân Bằng Thích Hợp

Những nhân viên thường xuyên nhận được sự khen ngợi sẽ hành xử một cách cẩn thận và luôn cố gắng làm những thứ mà họ biết rằng sẽ khiến họ tiếp tục được ngợi khen. Ở mặt khác, những người thường xuyên phải lắng nghe sự chỉ trích sẽ dễ cảm thấy xa cách và chán nản. Nghĩa vụ của nhà quản lý là tạo ra một sự cân bằng thích hợp với nhân viên của mình. Tuy nhiên, chúng ta không thể mong đợi rằng những giải pháp có hiệu quả với người này cũng sẽ phù hợp với tất cả những người khác. Sự cân bằng trong giao tiếp và cách tiếp cận của bạn cần phải được thiết kế cho từng cá nhân khác nhau. Những dụng cụ như Hồ sơ Emergenetics® có thể giúp bạn điều chỉnh phương thức giao tiếp để phù hợp với lối suy nghĩ và hành động của nhân viên, giúp cho thông điệp truyền tải của bạn được hiệu quả một cách tối ưu.

#4 – Đề Ra Những Giải Pháp Cải Thiện

Cho dù những phản hồi trong giao tiếp của chúng ta là tích cực hay tiêu cực, việc đưa ra các phương hướng để cải thiện là vô cùng quan trọng. Đừng chỉ thể hiện một hướng với nhân viên là họ đang làm rất tốt; hãy luôn nói rõ với họ rằng điều gì là tốt và điều gì họ có thể làm tốt hơn. Tương tự như vậy, đừng chỉ nói với nhân viên rằng họ “cần làm tốt hơn”, hãy cho họ biết rằng họ cần phải làm gì để có thể làm việc tốt hơn.

#5 – Luôn Biết Cách Đặt Ra Những Câu Hỏi Và Lắng Nghe!

Dưới vai trò là một nhà lãnh đạo, nhiệm vụ của bạn không phải là đưa ra chỉ thị thông qua “loa phát thanh” và trông đợi sự tuân thủ tuyệt đối từ cấp dưới. Cốt lõi của việc lãnh đạo là khơi dậy ngọn lửa giao tiếp để nó có thể lan tỏa khắp tổ chức của bạn. Sự phản hồi nên được bao gồm những câu hỏi như: “Bạn thích gì về dự án này?” hoặc “Tại sao bạn lại quyết định làm nó theo cách này?” Và khi đặt ra câu hỏi thì đồng nghĩa với việc chúng ta cần phải lắng nghe một cách chân thành cho những câu trả lời từ phía nhân viên của mình.

Cuối cùng, sau tất cả, chúng ta nên mở lòng với việc tiếp nhận phản hồi. Hãy hỏi nhân viên của bạn rằng họ thấy bạn đang làm việc như thế nào? Có hiệu quả và tốt đẹp không? Hãy tìm hiểu xem bạn đã có thể cho họ thứ họ cần hay chưa? Và hãy hỏi họ về những ưu-nhược điểm trong kỹ năng lãnh đạo của bạn. Từ đó bạn có thể điều chỉnh cách hành xử để khiến mọi người hiểu rằng bạn vẫn luôn ở đó vì họ. Chỉ khi làm như vậy, chúng ta mới có thể cải thiện việc giao tiếp một cách đáng kể, đồng thời thúc đẩy được những kỹ năng tương tác xã hội lên rất nhiều.

Nguồn: Emergenetics International